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时间:2019-07-25    点击: 次    来源:网络    作者:佚名

 :计算机技术不断革新和广泛应用,提高了高校档案安全管理的便捷性、规范性与系统性。本文在当前网络化发展大背景下,细化论述网络化视角下的高校档案安全管理工作,并深入探讨网络视角下高校档案安全管理体系的构建策略。

关键词:网络化视角;高校档案;安全管理;体系

中图分类号:G271        文献标识码:A 论文咨询QQ2219005666;投稿邮箱:haifall@vip.qq.com(发论文服务流程查看

The construction of university archives safety management system from the perspective of network

 XU De-bin

(Office of Hefei Vocational and Technological College, Hefei  Anhui  238000)

 

Abstract: Computer technology has been constantly innovated and widely used, which has improved the convenience, standardization and systematicness of archives safety management in colleges and universities. Under the background of current network development, this paper elaborates the university archives safety management work from the network perspective, and probes into the construction strategy of university archives safety management system from the network perspective.

Key Words: Networked perspective; College archives; The safety management; system

 

引言

在高校档案安全管理中应用信息技术是网络化时代发展在高校档案管理中的体现,信息技术的应用不断推动着高校档案安全管理工作朝着信息资源数字化、管理网络化方向发展,高校档案安全管理越来越体现出数字化特征。当前,高校档案安全管理工作中受到较多的安全威胁主要体现在人员威胁、设备威胁和技术威胁上,基于网络视角加强对高校档案安全管理体系的构建需要从上述三方面安全威胁出发,充分发挥网络化的时代便利性,全面构建高校档案安全管理体系。

1 网络化视角下的高校档案安全管理工作概述

1.1 网络化在高校档案管理工作中的体现

高校档案主要是真实地记录高校教学工作、科研成果、管理活动及相关人员信息的档案材料,多采用文字、图片等形式进行存档。在高校管理中,高校档案是重要的参考资料,对高校发展意义重大。各个高校对档案管理工作质量及档案安全较为重视,并采取多样化的安全管理措施确保档案安全。随着时代的发展进步,网络化的不断普及为高校档案安全管理工作提供了全新的视角。高校档案安全管理工作面临着新的发展阶段,可利用网络时代的便利实现管理手段的革新及管理体系的不断完善。

网络化视角下的高校档案管理工作涉及到计算机技术、多媒体技术及数字化档案这些关键名词。网络化的发展促进了高校数字化档案的形成和应用,数字化档案强调对档案数据信息的精确记录和对档案往来的精确追踪,并利用计算机对数字化档案进行归纳整理,具有较高的档案信息流通效率及档案信息安全性。数字化档案可在网络环境中实现便捷交流和使用,为高校档案安全管理工作提供了极大的便利。高校采用数字化信息手段进行档案安全管理对高校秩序稳定及环境安全起到重要作用,同时对高校教学活动环境的“维稳”及科研活动的深入开展均有重要意义。网络视角下的高校档案安全管理工作实践不断增多,为更多的高校档案安全管理工作及数字化档案的构建提供了实例参考,可有效提升高校档案安全管理水平。

2 网络化视角下高校档案安全管理体系的构建策略

2.1 加大投入,全面建设

加大对高校档案安全管理工作的投入,做好档案管理工作的基础设施建设,为高校档案安全管理工作夯实物质基础。首先,高校要加大对硬件设施的投入,确保高校档案安全管理具有完善、优质的硬件设施。各个高校应将加大档案管理硬件设施建设作为重点,促进数字化档案管理的不断深入,为数字化档案管理配备完善的硬件设施,确保建立的高校档案安全管理系统功能齐全、综合性强、覆盖面广。在进行档案安全管理的基础设施建设时,各个高校要充分结合自身的实际发展情况和需求,要确保提供的硬件设施运行稳定,并且根据高校档案安全管理工作的调整、更新和改善现有的数字化档案设备,为提高数字化档案的信息安全提供基础设施保障;其次,高校建立专业的网络数字化档案馆(室)应符合安全、稳定、高效的运行标准,确保档案馆(室)环境符合防火、防潮、防盗等要求。网络视角下的高校档案安全管理应强调档案馆(室)的综合高效利用,提高档案馆(室)及设备的利用效率,为高校档案管理提供全面的信息流通的安全环境。

2.2 巩固制度,多方支持

构建网络视角下高校档案安全管理体系的重要保障是建立完善的高校数字化档案安全管理制度,规范高校档案安全管理工作行为。高校档案安全管理工作的标准是确保档案管理工作科学、有序,确保数字化档案信息完整、真实、可靠和安全。相关负责人和校方领导应积极完善高校档案安全管理制度,鼓励多方参与,以获得多方支持。完善的高校档案安全管理制度应包括对数字化档案设备、机房等内部系统的管理要求,还应涵盖数字化信息档案管理设备的定期维护等外部管理要求。要明确高校档案安全管理工作者的具体职责,将责任落实到人,提高高校档案安全管理人员的责任意识。高校档案安全管理制度还应强调对档案安全运行的监督,要及时发现档案安全管理过程中存在的问题,确保档案安全,实现对高校档案安全的规范管理。

2.3 培养人才,合理激励

将网络技术和高校档案安全管理有效结合的主体是档案管理人才,要重视对专业人才的培养,不断提升高校档案管理工作人员的档案安全意识和职业道德意识。高校档案管理工作中主要包括管理人员和网络技术人员,其中要重视对网络技术人员专业技能的培养,采取合理的激励措施激发工作人员的积极性和学习热情。对于管理人员应加强安全管理意识的灌输,要向管理人员不断普及安全管理的重要性,从而增强管理人员的安全防护意识,提高高校档案安全管理工作质量。

2.4 加强管理,有力监督

高校档案安全管理工作应将重点放在管理工作和监督工作上,可利用网络搭建网络工作平台,主要可搭建高校档案安全管理工作交流平台和高校档案安全管理监督工作平台。要在不断提升高校档案安全管理工作人员工作水平的基础上加强对工作人员的数字化管理,同时为工作人员提供数字化的沟通和管理平台,确保高校档案管理工作成效。加强管理的主要途径在于加强培训,向工作人员灌输基本的档案安全管理知识和数字化的档案管理手段,并帮助工作人员了解数字化档案安全管理流程。此外,高校还应该重视对档案管理工作者的工作效果进行评估,建立起科学的评估机制,同时建立合理的竞争激励机制,不断推动数字化档案管理的进程,使管理、监督、激励共同作用,确保高校档案安全管理符合高校档案工作要求。

2.5 三位一体,全面设防

2.5.1 强调安全管理,落实人防

落实人防,强调高校在进行档案管理时应加强对管理工作者的安全防范意识教育,让高校档案管理工作者认识到档案安全对高校发展的重要意义。高校档案管理工作者应将档案安全和自身利益紧密联系在一起,使自己担负起维护档案安全的责任和使命,建立起“三位一体”中的第一道防线——人防。落实人防主要从以下三方面入手:一是加大高校档案安全管理宣传工作,以争取获得当地政府的大力支持,包括资金、人力等,在此基础上,不断提高档案安全管理工作要求。要充分利用网络时代便利,利用多种媒体进行档案安全管理意识的宣传,提高人防实效性。二是高校档案安全管理人员应在进行档案管理时具有安全问题的预警意识,不断革新档案安全管理理念,增强档案管理人员的风险意识和风险防范意识,改变传统的管理模式,提高管理工作责任心,确保高校档案安全管理工作的落实。三是可在高校档案管理人员之外配备专门的档案安全人员对档案进行严加看管,还应加强对档案馆(室)工作人员的监管,确保其按照要求签订安全管理责任书,确保职责明确。安保人员要严格按照值班制度对相关人员进行监管,确保人员具有较高的档案安全管理意识。

2.5.2重视档案实体管理,巩固物防

加强档案实体的安全防范是较为直接的档案安全管理方式,在这一观念的引导下,应做好档案馆(室)监控工作,在档案馆(室)内外均应设置摄像头,确保其全天候处于工作状态,实行全方位的监督。严格开启和关闭摄像头,以获得完整的监控视频资料,当出现档案安全问题时有据可查。可在档案库房实行“双人双锁”制度,并执行严格的入库登记制度,对入库人员进行严格记录,确保出现问题时追责到人。此外,要做好档案馆(室)自身的管理工作,使其处于适宜档案存放的环境状态,要根据要求配备除湿机、空调等,确保档案室温度、湿度等符合档案存放要求。档案馆(室)工作人员要对档案馆(室)进行定期清扫等,确保档案馆(室)环境安全。

2.5.3加强科技投入,增强技防

三位一体指的是人防、物防和技防,技防和网络技术关联度较高,符合网络视角下构建高校档案安全管理体系的直接要求。对高校档案安全管理工作加强科技投入,强调对档案的信息化处理技术的深入应用,数字化档案技术可实现对档案信息的异地备份和双备份,提升档案信息安全度。同时,数字技术可以对档案进行加密,加强对网络数字技术的研究可提高其对数字档案的加密等级和防篡改等级,可有效降低黑客等对档案系统的非法入侵频率。要进一步完善档案管理系统中的计算机监控系统,及时发现并处理非法入侵现象,严格控制档案安全问题损失。同时要加强局域网和外网间的隔离,尽量降低档案信息受到非法侵害的可能性。

3 结语 

高校档案安全管理工作是高校档案管理部门的重要工作环节,通过加强对高校档案安全管理体系的构建能确保档案信息资源安全,为高校的发展提供可靠的信息资源保障。高校加强档案安全管理工作需要充分结合网络化时代特征,将信息技术和档案管理工作相结合,搭建专业的高校档案管理信息化平台,为高校档案管理工作提供数字化技术支持。与此同时,高校档案管理部门应全面把握可能影响高校档案安全的因素,有针对性的推行确保档案安全管理工作质量的规章制度,加强网络化视角下的高校档案安全管理工作研究和实践,确保高校档案安全管理工作质量。

 

参考文献:

[1] 胡艳.三位一体的档案安全管理策略[J].办公室业务,2017,(9).

[2] 李瑞.高校档案工作安全体系构建浅议[J].陕西档案,2015,(4).

[3] 高宇静.高校数字化档案安全管理体系研究[J].中国校外教育,2014,(S3).

[4] 李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化,2015,(1).

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